Jako bychom se neustále potýkali s problémem pochopení termínu čas a jeho obecným fungováním. Na druhou stranu se z tzv. time managementu (nástroje a postupy k efektivnějšímu využití času) stal kulturní fenomén, se kterým se pojí spousta mýtů.
S omezeným chápáním času je stále obtížnější jej moudře využívat tak, abychom byli opravdu produktivní. Naše nepochopení a mylné představy způsobují, že máme na produktivitu zkreslený pohled. Tím pádem jsme pak málo efektivní, motivovaní, máme větší předpoklady k vyhoření a činíme horší rozhodnutí. Podívejme se na několik mylných představ o čase, které pravděpodobně vaši produktivitu snižují:
Všechen čas je rovnocenný
Převládá mylná představa, že veškerý čas je si roven. Tedy, že ho můžeme využívat jakkoliv, a vyjde to nastejno. Tento názor mají zpravidla lidé, kteří si neuvědomují dlouhodobější důsledky neefektivního nakládání s časem. Například když trvale upřednostňujete práci před osobním životem, nemusíte si uvědomovat, že ohrožujete své vztahy i svou celkovou pohodu. Stejně tak pokud se ve velké míře věnujete pouze činnostem, které nejsou v souladu s vašimi hodnotami a nenaplňují vás, můžete se cítit vyčerpaní.
Některé chvíle jsou prostě důležitější než jiné a to, jak svůj čas využíváme, má na náš život významný vliv. Když trávíte svůj čas s blízkými nebo péčí o vaše fyzické či psychické zdraví, je to důležitější (a hlavně smysluplnější) než čas strávený na sociálních sítích nebo u televize.
Kvalita času se nedá změřit
Lidé se mohou domnívat, že čas je nehmotný, protože se jedná o velmi abstraktní pojem. Nemůžete ho vidět, zastavit ani zvrátit. Je zkrátka obtížné ho přesně pochopit, natož ho ovládat. V důsledku toho si lidé myslí, že nelze změřit jeho hodnotu. To ale opět není správně.
Když vše dokončíme sami, máme větší pocit hrdosti a úspěchu, což nás vede k přesvědčení, že dělat věci sami je produktivnější. Ve skutečnosti jsme ale častokrát produktivní méně, protože se musíme soustředit na více věcí a nevěnujeme se primárně tomu, čemu bychom měli.
I když se času nelze dotknout stejným způsobem jako peněz nebo předmětů, zůstává velmi hmatatelným a cenným zdrojem. Jeho hodnota je však dána jeho kvalitou spíše než konkrétním množstvím. Čas strávený důležitými záležitostmi, jako je realizace vašich zájmů, učení se novým dovednostem nebo cvičení pro zlepšení zdraví, můžeme označit za cennější než čas strávený povinnostmi, které nás nebaví.
Více času rovná se více produktivity
Produktivita není dána pouze množstvím času, který máte k dispozici. I přesto, že více času umožňuje vykonat více práce, neznamená to, že člověk bude produktivnější. Produktivitu ovlivňují i další faktory jako například úroveň dovedností, motivace a schopnost soustředění. Člověk, který je dobře vyškolený a vysoce motivovaný, může být schopen dokončit úkol v kratším čase a kvalitněji než člověk, který nemá tolik dovednosti a je motivovaný méně.
Existuje také varianta, kdy máte příliš mnoho času. V tu chvíli můžete být dokonce méně soustředění nebo prokrastinovat. Je proto důležité najít ideální rovnováhu a čas využívat rozumně. Primárně tedy nejde o to, kolik času máte, ale jak s ním naložíte. Lidé, kteří svůj čas využívají efektivně, mohou dosáhnout vyšší produktivity i za kratší dobu.
Time management je o tom, jak udělat víc věcí
Nalezení rovnováhy mezi osobními, pracovními a volnočasovými aktivitami je klíčovou součástí efektivního nakládání s časem. Pokud se přetěžujete v práci, ovlivní to vaši celkovou pohodu. Je proto důležité dopřát si dostatek času na odpočinek a doplnění energie. Měli byste si tedy naplánovat přestávky a věnovat se i činnostem, které vám přináší radost a uvolnění.
Chcete-li být produktivní, musíte všechno dělat sami
Je přirozené věřit, že když si vše děláme sami, máme větší kontrolu nad kvalitou a výsledkem úkolu. Vyhneme se totiž možnému komunikačnímu šumu, ke kterému může dojít při předávání naší vize, nebo konfliktům při střetu názorů.
Často si s námi ale ve skutečnosti pohrává ego. Když totiž vše dokončíme sami, máme větší pocit hrdosti a úspěchu, což nás vede k přesvědčení, že dělat věci sami je produktivnější. Ve skutečnosti jsme ale častokrát produktivní méně, protože se musíme soustředit na více věcí, a nevěnujeme se primárně tomu, čemu bychom měli.
Společenský tlak vás může udržovat v představě, že být neustále zaneprázdněný je správné. Přílišná vytíženost však může vést k únavě, v horších případech k vyhoření a poklesu produktivity.
Delegování úkolů na ostatní vám pomůže ušetřit čas. Je to účinná metoda, jak využít silné stránky a dovednosti ostatních. Když jsou další lidé v týmu v některé oblasti zkušení, mohou úkol splnit efektivněji, než kdybyste se jej snažili udělat sami. Navíc sdílení úkolů přispívá i k posílení týmové práce a důvěry mezi lidmi ve skupině.
Nemůžete řídit svůj čas, když nejste šéf
Mnoho lidí se domnívá, že pokud nejsou svým vlastním pánem, nemůžou si řídit svůj kalendář kvůli omezeným pravomocem. Mají menší rozhodovací kompetence a nemusí být schopni kontrolovat, kdy jsou naplánovány schůzky a zadány úkoly.
Samozřejmě, že pokud si sami nešéfujete, může být organizace vašeho času náročnější, ale i tak je možné si svůj čas efektivně řídit. Vyzkoušejte některou z těchto strategií:
- Informujte o své dostupnosti: Když svého šéfa a kolegy upozorníte, jak a kdy jste dostupní, případně i jaké úkoly a závazky máte, můžete se vyhnout plánování zbytečných schůzek nebo úkolů v neočekávanou dobu.
- Stanovte si své hranice: Vymezte si vůči šéfovi a spolupracovníkům hranice ohledně úkolů a závazků, které jste schopni zvládnout. Pomůže vám to vyhnout se přetížení a zajistit si dostatek času na dokončení práce.
- Stanovte se priority: Začněte s těmi nejdůležitějšími a ty méně důležité zkuste rozdělit mezi další pracovníky, pokud nestíháte. Nebo je odložte, pokud je to možné.
- Využívejte nástroje k organizaci času: Seznamy úkolů, kalendář nebo software na sledování času jsou jen některé z mnoha nástrojů a technik, které vám pomohou svůj čas lépe spravovat.
- Požádejte o pomoc: Pokud máte se spravováním svého času potíže, zvažte možnost požádat o podporu svého kolegu, manažera nebo šéfa. Mohou vám poskytnout tipy, které vám pomohou hospodaření s časem zefektivnit.
Je dobré být neustále zaneprázdněn
Zatímco někteří lidé dávají přednost co nejtěsnějšímu rozvrhu, protože jim to tak vyhovuje, jiní tak činí jen proto, aby udrželi krok s ostatními, nebo aby nepropásli příležitost.
Společenský tlak vás může udržovat v představě, že být neustále zaneprázdněný je správné. Přílišná vytíženost však může vést k únavě, v horších případech k vyhoření a poklesu produktivity. Když jste neustále zahlcení a přetížení a nedáváte si prostor odpočinout, může být obtížnější soustředit se a dokončovat úkoly. Proto je důležité naplánovat si také čas na relaxaci, abyste mohli načerpat energii.
Time management je jednorázové řešení
Na internetu lze najít nesčetné množství různých tipů na zvýšení produktivity, které někomu „naprosto změnily život“. Tyto návrhy sice mohou fungovat, ale jistě ne trvale. Je to hlavně proto, že dobré návyky v oblasti hospodaření s časem, jako je stanovení priorit, vytvoření si plánu a jeho dodržování, vyžadují čas a úsilí, aby se vyvinuly a udržely. Pro efektivitu je totiž nezbytná důslednost.
Je také důležité pravidelně revidovat a upravovat své time management strategie, protože vaši schopnost efektivně řídit svůj čas může ovlivnit mnoho faktorů: například změny pracovních nebo osobních závazků, změny vašich priorit a cílů nebo změny ve vašem zdraví. Řízení času je tedy trvalý proces, který vyžaduje neustálé úsilí a pozornost – zkrátka, není čas ztrácet čas.
Reklama
foto: Shutterstock , zdroj: Lifehack