Vývojář aplikací, programátor a také publicista Jonas Downey v článku o práci v open space kancelářích zavzpomínal na dobu před dvaceti lety, kdy ve firmách seděli lidé oddělení tenkými papundeklovými stěnami v minikójích. Už tenkrát se to každému soudnému člověku muselo zdát padlé na hlavu, ale po dvou desetiletích tu máme něco ještě snad horšího – v obřích kancelářích už nejsou ani ty kóje, které poskytovaly trochu soukromí a filtrovaly okolní ruch.
Moderní kancelářský design umožnil poskládat zaměstnance a jejich stoly do těsných útvarů bez jakýchkoliv fyzických hranic nebo soukromí. Argumenty, že zaměstnanci budou mezi sebou diskutovat a sdílet informace, což bude ku prospěchu věci, padly například po zveřejnění studie z Harvardu, která jakékoliv opodstatnění open space kanceláří popírá. Vyprávět by mohli i novináři jednoho nejmenovaného vydavatelství, které sídlí v Karlíně. Projekt "open space" pro tři sta a více lidí tam byl natolik úspěšný, že lidé začali nenápadně mizet v okolních kavárnách, aby mohli v klidu napsat článek. Teď, po šesti letech, se od projektu nenápadně ustupuje.
Pořád ve střehu
Jonas Downey tvrdí, že tyto open space kanceláře jsou přímo stvořené k tomu, aby vás v nich někdo neustále rušil. Pořád slyšíte cizí hovory, hluk a s tím související nejrůznější dráždění smyslů, třeba když někdo svačí. Není moc lidí, které by pobyt v open space kanceláři nedráždil. Osazenstvo kanceláře se nemá šanci shodnou ani na tom, v jaké teplotě bude pracovat. Někomu je vedro, jinému zima. Na stolech hnije staré jídlo, prostě není to zrovna ideální prostředí pro nerušenou práci.
Co když lidé potřebují mluvit nebo telefonovat? Přesunou se do uzavřeného soukromého prostoru, nebo si posílají vzkazy online, i když sedí kousek od sebe.
Sám Jonas pracuje pro společnost Basecamp. I tam jsou open space kanceláře. Dvě desetiletí přemýšlejí o tom, jak nastavit zdravé pracovní prostředí. Zjistili, že většina zaměstnanců potřebuje dlouhé, ničím nepřerušované bloky pracovního času k tomu, aby odvedli nejlepší práci. Jak ale takových podmínek v open space prostorech dosáhnout?
Jako v knihovně
V Basecampu mají v open space kanceláři většinou ticho. Platí tam téměř totožná pravidla jako v knihovně. Jde zejména o respekt ke kolegům a jejich potřebě klidu na práci. Mluví se potichu nebo vůbec, žádné hlasité zvuky, hudba či telefonáty. Co když ale lidé potřebují mluvit nebo telefonovat? Přesunou se do uzavřeného soukromého prostoru, odděleného od velké kanceláře, nebo si posílají vzkazy online, i když sedí kousek od sebe.
Dalším důležitým krokem je umožnění práce z domova. Zaměstnanci Basecampu přicházejí do kanceláře jen v případě, že se potřebují s někým setkat tváří v tvář. Možnost práce z domova prý využívá až 25 % Američanů. Pokud firma není připravena na to, že její zaměstnanci budou pracovat z domova pořád, měla by jim to umožnit alespoň jednou nebo dvakrát týdně. Zaměstnanci tuto možnost ocení a prý to přispěje i celkové produktivitě.
Čtvrtek bez mluvení
Jestliže není možné z open space kanceláře udělat klidovou zónu podle pravidel knihovny nastálo, Jonas doporučuje tato pravidla nastavit alespoň na jeden den v týdnu – zrodí se tak třeba čtvrtek bez mluvení. Žádné schůzky, žádné rozhovory, prostě tichý čtvrtek. Výsledkem opatření je, že ve čtvrtek je obvykle vše hotovo.
Rozptylování v open space kanceláři celkovou dobu trávenou v práci natahuje.
Chatování v reálném čase je skvělé z mnoha důvodů, ale vytváří stejný problém jako telefonování. Někdo vás může vyrušit, kdykoliv se to hodí jemu, nikoliv vám. Tato vyrušení znamenají ztrátu koncentrace, proto je dobré využívat asynchronní komunikaci, třeba e-maily. Odpovíte, až se to bude hodit vám, a zároveň nečekáte okamžitou odpověď. Máte prostor na pořádné přečtení informací a rozmyšlení si, jak zareagujete. Nemusíte být přece přilepeni k okénku s chatem celý den.
Ideálním výsledkem dobrého pracovního dne je odvedení dobré práce a dokončení úkolů. A sami uznáte, že je rozdíl, jestli to trvá 8, 10 nebo 12 hodin. Rozptylování v open space kanceláři celkovou dobu trávenou v práci natahuje, protože jsou pracovní bloky oddělovány neustálými vyrušeními, a dostat se zpět k jádru problému nějakou dobu trvá.
Chraňte své zdroje energie
Jonas radí: Chraňte svůj čas i energii a zacházejte s nimi jako s cennými omezenými zdroji, kterými skutečně jsou. Optimalizujte svůj kalendář, schůzky by měly probíhat na začátku a konci pracovního dne. Měly by obklopovat co nejdelší blok času vymezený na soustředěnou a nerušenou práci. Za 20 hodin soustředěné a nerušené práce toho uděláte tolik, co za 60 hodin času kouskovaného vyrušeními.
Open space kanceláří, i když jsou dnes odborníky i samotnými zaměstnanci označovány za překonané, se zbavíme třeba až za dalších 20 let. Do té doby je potřeba naučit se efektivně pracovat ve stávajícím prostředí, které je ovšem možné vylepšit i zdánlivě malými změnami, které v Basecampu vyzkoušel Jonas Downey s kolegy.
Reklama
foto: Shutterstock, zdroj: Quartz
