Určitě to znáte. V práci skáčete z jedné věci na druhou a máte pocit, že nic nestíháte. Pak všechno doháníte po večerech. Doma jsou na vás naštvaní, a když už máte pocit, že jste konečně ztrátu dohnali, valí se na vás další úkoly. Co s tím?
Pokusíme se vám předestřít sedm bodů, které vám mohou v plánování práce pomoci. Jde samozřejmě také o to, jestli vás daná práce baví a naplňuje. Plánovat si něco, k čemu máte odpor, nemá moc smysl. Stresu a pocitu zmaru se nezbavíte.
Plánujte rozumně
Pokud to se svou prací myslíte vážně, pak je pro vás ideální dlouhodobý plán, třeba na rok. Tento plán musí mít ale rozumný počet cílů, aby vás motivovaly a nestresovaly. Doporučený počet dlouhodobých cílů, kterých chcete dosáhnout, je tři až pět, ale jejich množství bude záležet na tom, jak jsou obtížné.
Můžete mít nakonec i jenom jeden. Tyhle plány pak rozložte na měsíční nebo týdenní úroveň a postupně odškrtávejte, co už máte za sebou. Samotné odškrtávání je velmi motivační.
Delegujte úkoly, ale dávejte jasný deadline. A chvalte.
Delegujte na druhé
I když máte pocit, že všechno uděláte nejlépe sami, netrapte se tím. Je to cesta do pekel. Srozumitelně a konkrétně vysvětlete druhému, co po něm chcete, proč to chcete, do kdy to potřebujete a co z toho bude mít, když to váš kolega udělá.
Řekněte, že mu nebo jí rádi poradíte, ale nechte delegovanému člověku prostor, aby pracoval sám. Občas se zeptejte, jestli něco nepotřebuje, ale neraďte, dokud vás o to kolega či kolegyně nepožádá. Nezapomeňte pak poděkovat a ocenit výsledek nebo alespoň snahu.
Nenechte se rušit
Naučte své okolí respektovat váš čas a prostor na práci. Klidně si vytvořte znamení "NERUŠIT!", třeba jako obrázek na dveřích nebo na stole. Tenhle čas věnujte věcem koncepčním, strategickým, zkrátka těm důležitým, které nemůže nikdo udělat za vás. A naučte váš čas na práci respektovat i rodinu.
Co neumíte, to nakupte
Nezdráhejte se nakupovat specializované činnosti, jako jsou úklid nebo rozvoz jídla. Když je začnete využívat, ušetří vám to čas na důležité věci. Dneska je běžné nakupovat po internetu, nechat si zajistit úklid profesionální firmou, nechat si upravit zahradu kvalifikovaným zahradníkem, nechat si zpracovat rešerši nebo přeložit text z angličtiny.
Existují i speciální "tržiště", kde můžete nabídnout, co umíte a jde vám to snadno, a naopak sehnat služby, které vám chybí (např. Jáudělám.cz, EasyTask.cz nebo Stomanie.cz a mnoho dalších).
Sdílejte kalendář
Pokud váš kalendář uvidí partneři, kolegové, ale třeba i rodina, ušetříte opět mnoho času. Snadno tak naplánujete společné schůzky i rodinné události. Máte na vybranou tři úrovně sdílení: dostupnost, částečné sdílení a plné sdílení. Plánovat přitom můžete v kalendářích v Outlooku i Gmailu. Nezapomeňte si pak synchronizovat kalendáře na všech zařízeních včetně smartphonů.
Zajímavý pomocník pro sdílení v rámci projektů poskytuje Asana. Ta je skvělá pro projektový management především proto, že s ní žádný úkol nezapadne, dokud není splněn. Pro rodinné sdílení je skvělá vychytávka Cozi Family Organizer. Díky tomuto organizéru nezapomenete jít s dítětem k zubaři, manžel nezapomene na svátek tchyně, ale můžete sem "naklopit" například sdílený nákupní seznam, seznam rodinných úkolů nebo i recepty.
Pracujte s deadline
Někdy zadáte úkol a počítáte s tím, že jej kolega nebo tým splní hned. Ale ono to stále ještě není, protože váš úkol nepřišel týmu tak prioritní, jako je pro vás. Vy přitom stále, záměrně a zaměřeně pracujete s časem.
Pro to je dobré vždy určovat limity pro dokončení práce, ale i časování v prezentaci, ověřovat si, zda všichni počítají s hodinou trvání schůzky a podobně. To samé ale můžete praktikovat i doma. "Mami, kolik mám času do oběda?" Dozvíte se, že třeba ještě 20 minut, a tak máte možnost využít čas účelně, třeba na skleničku vína a popovídání si nebo na vyluxování auta.
Nezničte se plánováním
Vypadá to, že teď nebudete dělat nic jiného, než jen plánovat a čmárat do kalendářů? Ne, to nedělejte. Plánujte jen 60 % času. Dá vám to mnohem větší volnost a flexibilitu. Jedna schůzka za druhou znamená, že nebudete stíhat. Pokud se zdržíte nebo někdo jiný přijde na vaši shcůzku později, všechny další aktivity jsou v ohrožení.
"Rezervní čas" vás chrání před zbytečným stresem. To samé platí i při plánování pro rodinu. Nedělejte si zkrátka rozvrh tak, abyste se uštvali. Plánování vám má pomoci, abyste byli pány času, ne naopak.
foto: Shutterstock, zdroj: http://www.olga-ebooky.cz/
