Lenka Čábelová z Microsoftu: Jak používat kalendář a nezbláznit se z toho

Kalendář není jenom nástroj plánování. Můžete ho použít také k tomu, abyste se chránili před prioritami jiných lidí a zredukovali rychle se rozšiřující seznam úkolů. Stačí ho jen správně používat.

Jak stihnout všechny schůzky, kdy si přes den udělat čas na administrativu a kdy na samotné plánování kalendáře? I o tom jsme mluvili s manažerkou komunikace Microsoftu pro střední a východní Evropu Lenkou Čábelovou.

V jakém případě se dá podle vás o člověku říct, že umí používat svůj kalendář?

Když se jím nenechá vláčet jako otrok. Já sama jsem se učila kalendář používat léta. Dříve jsem se totiž přizpůsobovala hlavně tomu, jak si schůzky plánovali ostatní. Ve vleku toho jsem si pak upravovala čas na setkání a ostatní práci.

Hlavně už taky rozlišuji mezi tím, když mě někdo zve i na pracovní schůzky, které jsou, jak já říkám, plánovány s despektem.

Naučit se řídit si denní rozvrh vyžaduje jasnou představu o tom, proč chodíte do práce, a k tomu trochu odvahy a hodně disciplíny. Je to mentální změna. Pokud sedíte osm hodin denně na schůzkách, které potřebuje někdo jiný, tak už nemáte čas na vlastní práci.

Jak jste k tomu mentálnímu kroku dospěla?

Hlavně tak, že jsem kalendáři a samotnému plánování začala vůbec věnovat čas. Není to žádná zásadní zátěž. Dneska mi stačí tak jedna hodina týdně na to, abych naplánovala, co potřebuji na týden další. Dělám si v outlooku takové barevné bloky podle času, který chci jaké aktivitě věnovat.

Lenka Čábelová o tom co dělat, aby váš monitor nedopadl takto...

To mi pomáhá nejen mít na určité věci dost času, ale také netrávit příliš času tím, co za to nestojí. A pak těm aktivitám dávám také priority. Vím, která schůzka je pro mě důležitější a která méně. Takže mě pak netrápí, když nějakou méně důležitou věc odložím a neženu se ze schůzky na schůzku.

Plánujete si v kalendáři i mimopracovní aktivity?

Ano, mám v něm ty barevné bloky i na své osobní věci. Vyhovuje mi mít vše na jednom místě. Soukromé věci ostatní vidí jen jako blok, nepoznají, o jakou aktivitu se jedná. Vím, kdy si půjdu zaběhat, kdy půjdu na nákup... Snažím se ten čas co nejvíce optimalizovat, abych nepřejížděla zbytečně z jednoho konce města na druhý. Ale hlavně už taky rozlišuji mezi tím, když mě někdo zve i na pracovní schůzky, které jsou, jak já říkám, plánovány s despektem. To znamená, že mě někdo zve na něco, kde není jasně určený program, kde bych třeba seděla jen do počtu, nebo je to schůzka, která se naplánuje jen pár hodin před samotným konáním. Takové věci dopředu odmítám i nadřízeným – s vysvětlením, ale odmítám.

Jaké barvy při tom plánování nejvíc používáte? Červenou?

Já tomu plánování říkám kalendářová hygiena. A ona opravdu funguje. Žlutě si značím schůzky s lidmi z týmu, protože žlutá je nejlépe vidět a pro svůj tým chci mít čas vždy. Červeně porady s vedením a zeleně schůzky mimo kancelář – hned tak vidím, že potřebuji čas na cestu nebo mi to pomáhá si naplánovat víc schůzek mimo kancelář ve stejný den a ušetřit čas.

Nepřeháníte to s maily po pracovní době?

Máte dost času na soustředěnou práci? Nemáte během dne moc schůzek? Na tyto a podobné otázky mohou odpovědět nástroje napojené na AI. Například řešení Workplace Analytics a MyAnalytics vyhodnocují obrovské množství anonymizovaných dat, identifikují, jak zaměstnanci tráví čas v práci, a pomáhají organizovat práci jednotlivcům, týmům i firmám. • Na základě analýzy chování vám přijde upozornění, že jste příliš dlouho online, že jste se dlouho nepotkal se šéfem, že posíláte moc mailů, nebo že váš tým tráví na schůzkách hodně času. • Prediktivní analýza vám může poskytnout přehled o tom, jak často se stýkáte s lidmi, které jste sám označil za klíčové pro svou práci. • Vedení firmy má zase přehled o tom, jak týmy spolupracují.

Samozřejmě u nás funguje i prostředí sdílených kalendářů, což zase umožňuje určitou flexibilitu – vím, kdy mají kolegové čas a kdy ne. Pracovní agendu sdílím s lidmi z firmy. Považujeme to za základ – máme řadu mezinárodních týmů a i na lokálních projektech se často podílí někdo ze zahraničí. Já mám šéfovou v Aténách, takže otevřený kalendář je základ. S ní si jen tak schůzku v kuchyňce nedohodnu...

Co je tedy při plánování nejdůležitější?

Naučit se pracovat s kalendářem tak, aby sloužil mně a ne já jemu. Myslím, že řada lidí podceňuje to, co jim pár minut plánování denně může přinést. A často neumí využívat nástroje, jako je třeba Outlook, pro sebe. Vyhovuje mi propojení aplikací jako kalendář, OneNote a úložiště souborů v prostředí Microsoft Teams, kde si můžete třeba s celým týmem chatovat, ať jste kdekoli. Teamsy obecně redukují počty mailů, lépe se v nich vyhledává, takže člověk nemusí pořád brouzdat v historii. Ta aplikace vlastně nahrazuje jak zasedačku, tak všechny šanony a telefony.