Nové výzkumy dokazují, že námi odeslané e-maily odrážejí kvalitu našich profesních vztahů. Pokud nereagujeme na příchozí zprávy včas, budíme dojem, že si svých kolegů nevážíme, nebo můžeme dokonce vysílat klamný signál, že chceme dát výpověď. Zároveň není vhodné psát e-maily ve spěchu či hněvu. Nikdy nevíte, jak na příjemce působí. Elektronické zprávy zkrátka ovlivňují vztah s lidmi v reálném čase možná více, než si myslíme.
Výzkum vedl Peter Gloor se svým týmem z Technického Institutu v Massachusetts. Pozoroval vybrané manažery a jejich „e-mailové chování“. Například to, v jaké míře e-maily sledovali manažeři, kteří ze své pozice dobrovolně odstoupili. Jak často reagovali na příchozí e-maily a jaké emoce do svých sdělení vkládali. Na druhé straně byli vybráni zůstávající manažeři.
Do výzkumu bylo náhodně zapojeno 866 zaměstnanců z velké firmy, a to z celkového počtu 1566 osob.
City do práce patří
Výsledkem bylo zjištění, že manažeři mimo svoji funkci byli do e-mailového dění zapojení menší měrou. Ti stále zaměstnaní reagovali na e-maily aktivněji. Součástí výzkumu bylo také zkoumání emocionální vazby k práci. Ze studie vyplynul i fakt, že pokud je zaměstnanec citově napojený na své spolupracovníky, může to přinést do profesních vztahů nové vazby, zabít nudu i stres v práci. Jakmile tohle člověk postrádá, nemusí cítit takovou přitažlivost ke svému zaměstnání a může být odpojen od důležité sociální skupiny.
Neodpovídání na e-maily je největší chybou
Ignorování e-mailů je v dnešní době v módě. Často hledáte uplatnění v práci, ale nikdo neodpovídá. Dává tím jasně najevo, že pro něj nejste důležití. Že jste pro příjemce bezvýznamní a jste mu úplně jedno. Stejně tak jako odkládání odpovědi na e-mail. Ať už osobní nebo pracovní. Na očekávajícího odpověď může tato chyba působit jako ignorace z vaší strany. Proto je potřeba si svoji schránku kontrolovat a co nejrychleji odepisovat.
Důstojné ukončení vztahu
Ať už opouštíte svoji práci, nebo jakýkoliv jiný vztah, je důležité jej neukončit e-mailem. Je to totiž zbabělé a necitlivé. Pokud řeším tak důležité věci, jednám o nich čestnou formou telefonicky nebo osobně. Dáte tím najevo, že jste si vztahu vážili a stále vážíte.
Ano, nereagování na e-maily či odkládání odpovědi jsou vážně nejhorší chyby, které můžete udělat.
Války po e-mailu se nevyplácí
Díky tomu, že příjemce nemá prostor na obhajobu, není vhodné řešit konflikty plné hněvu a podráždění po e-mailu. Odesílatelé takových zpráv si neuvědomují, že se tato událost vyvine do jejich reálného času, kdy bude e-mail použit proti nim. Pak pro ně bude sebeochrana těžší. Odesílejte své e-maily s rozmyslem.
Zprávy vždy překontrolujte
Pokud odesíláte své e-maily příliš emočně ovlivnění či ve spěchu, nemáte nad nimi kontrolu. Takové zprávy mohou působit špatně, díky příliš náladovému vyznění. Může se stát i to, že své sdělení pošlete nesprávnému příjemci nebo v něm najde pravopisné chyby či překlepy, jichž se při afektovaném tvoření zpráv dopouštíme.
Ne zrovna bezpečná forma komunikace
Pokud vše řešíte pomocí e-mailu, příjemce vašich zpráv může doručený obsah použít proti vám, pokud dojde ke konfliktu, nebo bude mít postranní úmysly. V tomto ohledu se telefonická komunikace vyplatí více.
E-maily nikdy nepiště ve spěchu a vždy je po sobě zkontrolujte. Vyhnete se tak případným překlepům či nechtěnému odeslání jinému příjemci.
Jak se těchto neduhů vyvarovat?
E-maily nikdy nepiště ve spěchu a vždy je po sobě zkontrolujte. Vyhnete se tak případným překlepům či nechtěnému odeslání jinému příjemci.
Udržujte pozitivní vyznění daného textu. Používejte emočně neutrální tón. Pokud vám odesílatelé přejí hezký den, činí tak, aby působili příjemně a vy se po přečtení e-mailu cítili dobře. Proto pište e-maily stejně.
Pokud si nejste jistí pravopisem a nechcete psát text přímo ve svém e-mailu, zvolte formu dokumentu. Budete psát pomaleji a s rozmyslem a zároveň mít pod kontrolou svůj pravopis. Také neodesíláte text ihned po jeho vypracování. Budete mít větší přehled o tom, komu sdělení pošlete.
Snažte se, aby vaše sdělení mělo emočně neutrální tón, samozřejmostí je zdvořlost.
Jděte přímo na věc s přehlednými informacemi. Je potřeba si uvědomit, že pokud pošlete e-mail s informacemi, ale vše je nepřehledné, může to příjemce frustrovat. Každý e-mail musí být hezky čitelný, obsahovat přesné údaje a měl by jít přímo ke zdroji informací.
Buďte co nejvíce milí a přátelští. Je velice důležité, aby váš e-mail působil přátelsky. Proto se nebojte za příchozí e-mail poděkovat. Rovněž můžete člověku na protější straně složit nějaký kompliment. Pokud je to samozřejmě v ten moment vhodné.
Važte si moderní komunikace, která kdysi nebyla možná. Dříve takto lidé fungovat nemohli. Jejich komunikace byla závislá na fyzických dopisech. Ty se odesílaly delší dobu a jistota, že příjemce odpověděl nebo si dopis přečetl, byla ještě menší. Proto se nebojte oprášit svůj seznam kontaktů a ozvat se všem těm, s nimiž jste dlouho nekomunikovali.
Čtěte také:
Sociální sítě mění náš život. Jsme jejich otroky nebo nám i něco dávají?
S šikanou v práci má zkušenost téměř čtvrtina lidí
Práce nebo rodina? Sophiinu volbu řeší koncept Work-life balance
foto: Shutterstock, zdroj: Psychology Today
