Zkuste automatizovat všechno, co děláte. Ušetříte spoustu času, říká autorka knihy o time managementu

Aneta je Co-Founder & CEO největší české marketingové vzdělávací platformy #HolkyzMarketingu a Co-Founder, nově vzniklé vzdělávací platformy #HolkyzByznysu. Během své kariéry nasbírala zkušenosti ve firmách jako Ogilvy, Economia nebo GrowJOB, byla na vedoucích pozicích a zorganizovala stovky eventů po celé ČR, kterými ročně prošlo přes 10 000 účastníků.

Po tom, co se roky věnovala zdokonalení time managementu svého ale i ve firmách, ve kterých působila, napsala knihu Organizační porno – první českou knihu o time managementu pro ženy. Kniha vyšla v září 2023 a už má tři dotisky. Anety oblíbené téma je slaďování kariéry a rodičovství, a to i proto, že je pyšnou mámou tříleté dcerky Amelie.

Kdy jste naposledy měla v něčem chaos? A měla jste ho někdy?

Mám velmi často chaos ve jménech a obličejích. Potkávám v rámci naší komunity stovky lidí měsíčně a upřímně už se mi to plete :-). Jinak ve všem ostatním mám příkladný pořádek.

Jak se to stalo? Byla jste pořádná odjakživa?

Odmalička mám v sobě zabudovaný pořádek. Všechno jsem měla vždycky srovnané a ve škole jsem byla ten člověk, za kterým jste si šla pro zápisky z hodin, když jste chyběla ve škole.

Jste takhle přísná i na své okolí?

Lidi se mě bojí pozvat k sobě domu, že nemají uklizeno :-). Ne, to si samozřejmě dělám srandu. Myslím si, že to okolí vítá a občas i trochu nechápe. Ale ráda jsem inspirací a sdílím i okolo sebe, jak si to nastavit.

Plánování a organizace je návyk a návyk se musí budovat. Proto je důležité organizaci svého času postupně dostat do svého každodenního života.

Všechny své rady jste sesumírovala do knihy Organizační porno. V čem je to porno?

Tenhle pojem vznikl v zahraničí. Označení #organizationalporn se používalo k fotografiím na sociálních sítích, kde vidíte věci krásně seřazené podle pravítka. A tak to vzniklo. Já jsem si to převzala nejdřív na svůj blog a pak do svého školení.

Co vás přivedlo k tomu napsat knihu?

V březnu 2022 jsem školila webinář Organizační porno a jedna účastnice se zeptala, jestli neznám autorky a zdroje k organizaci času od žen, protože všechny ty knihy píšou jen muži. Sama jsem neměla odpověď, a tak jsem dala do stories otázku, jestli někdo nějaké nezná. A tahle situace může za všechno, co se teď děje. Moje okolí mi totiž začalo psát, ať tu knihu napíšu já.

Dobře, jak si tedy vnést do života organizaci?

První krok může být to, že si začnu všechno psát na papír nebo do nějakého online nástroje. V krátkodobé paměti jsme schopní udržet maximálně sedm myšlenek najednou a potřebujeme to směřovat někam, kde se to neztratí. A myslete na svoji denní kapacitu. Často se nám stává, že jsme velmi optimističtí, co jsme schopní za den stihnout, a pak se stane, že máme deset úkolů, a ani kdyby měl den čtyřicet osm hodin, tak je nezvládneme. K tomu je také potřeba vědět, co nám kolik času zabere.

Organizační desatero podle Anety Martinek:

1. Žádný nástroj na organizaci času vám nepomůže, pokud nebudete mít energii a nebudete ji během dne obnovovat. Myslete na kvalitní spánek, zdravé a vyvážené jídlo a menší pohyb alespoň každou hodinu. Díky tomu se vám bude lépe soustředit.
2. Buďte flexibilní. Pokud vám nástroj nefunguje, neznamená to, že nikdy nebudete organizované, ale je to prostor pro hledání lepšího řešení.
3. Vytvořte si rutinu, která bude doprovázet vaše každodenní plánování a pomůže vám si z něj vytvořit návyk.
4. Rozdělujte si dny na ty, kdy budete mít schůzky nebo budete pracovat na úkolech. Nezapomínejte také na bloky pro hlubokou práci, přesuny, oběd apod.
5. Pokud plánujete do online kalendáře, používejte barvy, ať oddělíte typy událostí, dostatečně popisujte jednotlivé události a pro větší efektivitu svůj kalendář nasdílejte s lidmi, kterých se týká, ať už je to rodina, nebo kolegové. Ušetříte tím čas při domlouvání společných schůzek.
6. Rozvrhněte si celý rok: kdy budou náročnější měsíce, a kdy si naopak můžete vzít dovolenou nebo mít volnější režim.
7. K plánování dlouhodobých úkolů si zvolte jedno místo, kam je budete zapisovat, a k němu se na pravidelné bázi vracejte. Úkoly přesuňte do denního nebo týdenního plánu. Myslete na to, jakým způsobem úkol popisujete, abyste to pochopili v budoucnu, a doplňte k němu termín, kdy má být hotový.
8. Dostaňte pod kontrolu e-mailovou schránku. Nevyřizujte e-maily hned, ale plánujte si bloky, kdy se k nim dostanete, a e-mailovou schránku kontrolujte pouze v tuto dobu.
9. Každá ušetřená vteřina se počítá a každá činnost se dá inovovat nebo automatizovat, díky čemuž budete mít více času na práci, na které opravdu záleží.
10. Čas pro sebe plánujte dříve než pracovní úkoly, ať na něj nezapomínáte.

Zaujalo mě, že si máme nejdříve naplánovat čas pro sebe. To by si ženy měly napsat velkým písmem, protože na sebe zapomínáme. Nicméně vše, co jste popsala, to je opravdu na hodně tlustý diář. Jaký je ten váš? Máte v něm čas rozplánovaný po minutě?

To by ani nešlo! Mám kalendář, kde jsou schůzky a všechny události vázané na čas a pak si jednotlivé úkoly píšu do bloku. Nejmenší událost v mém kalendáři je na patnáct minut. Můj diář je neomezený, protože používám online kalendář a k tomu v kombinaci svůj #HolkyzMarketingu blok.

Hovoříte také o takzvané hluboké práci. Co to znamená?

Hluboká práce je způsob práce, kdy se soustředíme naplno, nenecháváme se vyrušit e-maily, cally a neustálými schůzkami. Naše produktivita a efektivita jedou na sto procent. Hluboká práce je pracovní činnost, provozovaná ve stavu nerušeného soustředění, která nás nutí využívat náš kognitivní potenciál na maximum. Taková činnost vytváří nové hodnoty, zlepšuje naše schopnosti a je obtížně replikovatelná.

E-maily nevyřizujte hned, ale plánujte si bloky, kdy se k nim dostanete, a e-mailovou schránku kontrolujte pouze v tuto dobu.

Pro inspiraci, jak vypadá váš běžný den? Kolik hodin spíte, abyste všechno zvládla?

Mám pravidelný budíček v 6:30. Jdu se vypravit, připravit snídani pro dceru, vzbudit ji a v 7:45 odcházíme do školky, po osmé už sedím v kanceláři. Nebo odcházím z domova v sedm a jdu cvičit. Každý den je jiný, někdy školím, někdy mám od rána do odpoledne schůzky, někdy mám prostor pro svou soustředěnou práci. Ve čtyři vyzvedávám malou, jdeme venčit psy a pak nás čeká večerní program. Od 19:30 se chystáme do postele, uspávání a většinou 20:30 sedám ke knize nebo dodělávám věci doma. A nejpozději 22:30 už ležím v posteli, abych spala osm hodin.

Jste schopná i bezprostřednosti, kdy si dovolíte a třeba i ráda užijete neorganizovanost? 

Užívám si takhle chvíle dovolené. Většinou jen naplánujeme termín a místo a zbytek programu necháváme plynout. To si hodně užívám. Na dovolené jsem, abych si odpočinula a byla s rodinou, takže nepracuji. Snažíme se někam vyrazit alespoň jednou za půl roku, na kratší nebo delší období. Naším srdcovým místem je Fuerteventura, kam jezdíme s malou každý rok, a je to místo, kde se cítíme jako doma.

Vaší dceři je tři a půl roku. Jak se vám daří skloubit péči o ni a naplno pracovat?

Myslím, že „kloubení“ mám zmáknuté. Od devíti měsíců chodí do jesliček a dětské skupinky, a tak máme klasický režim školkového dítěte už skoro tři roky. Zároveň s manželem máme péči úplně od začátku rozdělenou 50 na 50, takže to je velká podpora.

Ne každá žena ale má to štěstí, že má vedle sebe chápajícího partnera, babičky nebo zdravé dítě. Nedej bože, když dítě má nějaké vážné problémy. I v takovém případě je možné uplatňovat vaši metodu?

Částečně ano, ale je důležité to přizpůsobit životní situaci a myslet na své priority a pracovat s tím, co mám k dispozici. Určitě to není univerzálně platné pro všechny.

S čím se na vás ženy nejčastěji obracejí?

Velmi často se ženami rezonuje téma slaďování kariéry a rodičovství. S tím se na mě velmi často obracejí a chtějí poradit, jak to vlastně celé nastavit.

Jak jsou na tom ženy oproti mužům?

Není tady genderový rozdíl. Jsou ženy, které jsou organizované, stejně tak i chaotické. To samé u mužů. Rozdíl ale vidím v tom, že ženy jsou primární pečovatelky, stojí na nich většina chodu domácnosti, a tím pádem toho mají na bedrech více.

Proto své rady a knihu míříte převážně na ženy. Zabýváte se i tématy, jako je menstruační cyklus, můžete nám to přiblížit?

Jsem velkým zastáncem toho, aby ženy plánovaly podle svého cyklu. Mění se nám hormony, energie a nálada a je důležité to respektovat a nejít proti tomu. Lépe se nám pak funguje.

Reklama

Ženy hodně řeší organizaci domácnosti. Jsou firmy, které vám ji uspořádají. Jak je to ve vaší domácnosti?

Já si ji zvládám dost úspěšně organizovat sama. Moc mě v tomto směru baví přístup Marie Kondo, která dává skvělé návody.

Někdo má organizaci v povaze, jiný nikoli. Když někdo inklinuje k prokrastinaci, odkládání věcí a neumí hospodařit s časem, může se to odnaučit?

Plánování a organizace je návyk a návyk se musí budovat. Proto je důležité organizaci svého času postupně dostat do svého každodenního života.

Na sítích můžete Anetu sledovat jako @an_martinek.

foto: Se svolením Anety Martinek, zdroj: Autorský článek