Papír, tužka a šest úkolů. Jak na zvýšení produktivity podle mága světové reklamy

Na nejrůznějších portálech se neustále objevují rozhovory s úspěšnými generálními řediteli o jejich pracovních návycích. Prakticky vždy tvrdí, že klíčem k úspěchu je meditace a neodpovídání na e-maily. Zní to hezky, ale přiznejme si, že taková rada je běžnému člověku, který je rád, že po práci stihne odvézt děti na kroužky a rozhodně nemá čas ani prostředky na meditaci nebo luxus asistentky, která by otevírala nezodpovězené e-maily, platná jak mrtvému zimník.

Existují ale i obyčejnější způsoby, jak zvýšit svou produktivitu. Pokud chcete skutečnou inspiraci, zkuste se podívat do minulosti. Zakladatel moderního PR Ivy Lee přišel s metodou produktivity tak dobrou, že přežívá už sto let. Autorka Lindsey Ellefsonová ve svém článku pro Lifehacker přináší návod, jak na ni.

Každý člověk má nějaké životní sny a cíle, kterých chce dosáhnout. Zároveň máme i mnohem obyčejnější a krátkodobější cíle, které zahrnují každodenní plnění základních úkolů. Ivy Leemu se nějakým způsobem podařilo zabít obě tyto mouchy jednou ranou. Se svou metodou produktivity přišel ve snaze pomoci velkým podnikům ve 20. letech 20. století, aby toho stihly víc. Jde o to, vytvořit si zvládnutelné seznamy úkolů podle priorit a držet se jich, dokud nejsou hotové.

Krok za krokem

Postup je jednoduchý – na konci každého pracovního dne si napište šest úkolů, které musíte další den splnit. Nezapomeňte zároveň, že pro produktivitu jsou důležité i víkendové přestávky – v pátek si proto napište ty úkoly, které potřebujete splnit v pondělí. Nedávejte si jich více než šest. Cílem je, aby byl seznam zvládnutelný, nikoli nekonečný. Stanovte si také priority. To, jestli si k plánování zvolíte papír a tužku nebo elektronický kalendář, je na vás.

Nemůžete být skvělí v jedné věci, pokud neustále rozdělujete svůj čas deseti různými směry. Mistrovství vyžaduje soustředění a důslednost.

Snažte se, aby úkoly byly co nejkonkrétnější a nejpodrobnější. Místo toho, abyste si jako jednu položku na seznamu napsali „zpráva ke konci čtvrtletí“, rozdělte ji. Pokud je krokem k napsání zprávy třeba analýza dat, udělejte z toho jeden úkol. Pokud je dalším krokem vytvoření prezentace, je to také jeden úkol.

Druhý den vezměte seznam. Začněte prvním úkolem a dotáhněte ho do konce, až pak se vrhněte na druhý. Pokud byste do konce dne nějaký úkol nestihli, napište si ho na další den – společně s pěti novými. Tím, že úkol přeložíte, zajistíte, že ho později splníte. Zároveň díky vědomí, že máte možnost ho přehodit, se nebudete cítit zahlceni. Úkolu, který převádíte do dalšího dne, pak dejte přednost. Nejdůležitější je udržovat nízký počet úkolů, stanovovat si priority a nepouštět je, pokud nejsou dokončeny.

Proč to funguje?

Kouzlo této metody podle autora Jamese Cleara spočívá mimo jiné v tom, že je dostatečně jednoduchá na to, aby skutečně fungovala. „Podle mých zkušeností je složitost často slabinou, protože ztěžuje návrat na správnou cestu. Ano, vyskytnou se mimořádné události a nečekaná rozptýlení – ignorujte je, jak je to jen možné, řešte je, když je to nutné, a co nejdříve se vraťte ke svému seznamu úkolů,“ píše Clear na svém webu.

Kouzlo spočívá ve stanovení limitů. Zjistil jsem, že nejlepší věc, kterou můžete udělat, když máte příliš mnoho nápadů nebo když se cítíte být zahlceni, je probrat své nápady a odstranit vše, co není nezbytně nutné.

Za další výhodu považuje to, že vás metoda donutí rozhodnout se. „Nevěřím, že na Leeově počtu šesti důležitých úkolů denně je něco magického. Stejně dobře by to mohlo být pět úkolů denně. Myslím si však, že kouzlo spočívá ve stanovení limitů. Zjistil jsem, že nejlepší věc, kterou můžete udělat, když máte příliš mnoho nápadů nebo když se cítíte být zahlceni, je probrat své nápady a odstranit vše, co není nezbytně nutné,“ vysvětluje.

Největší překážkou pro dokončení většiny úkolů je jejich zahájení, podotýká Clear. Leeova metoda vás ale nutí rozhodnout se pro úkon už den předem. „Tato strategie se mi neuvěřitelně osvědčila: jako spisovatel dokážu promarnit tři nebo čtyři hodiny debatami o tom, o čem bych měl v daný den psát. Pokud se však rozhodnu večer předtím, mohu se probudit a začít psát okamžitě,“ pochvaluje si Clear.

Metoda také rozbíjí mýtus multi-taskingu, který spočívá v tom, že být zaneprázdněný je synonymem pro to být lepší. Přesný opak je ale pravdou – méně priorit vede k lepším výsledkům. „Podívejte se na světové špičky téměř v jakémkoli oboru – sportovce, umělce, vědce, učitele, ředitele – a zjistíte, že všichni mají jednu charakteristiku: soustředění. Důvod je jednoduchý. Nemůžete být skvělí v jedné věci, pokud neustále rozdělujete svůj čas deseti různými směry. Mistrovství vyžaduje soustředění a důslednost,“ píše Clear.