Plánování pomáhá mozku. A to i v případě, kdy úkoly nakonec nesplníte

Děláte si to-do listy, tedy seznamy úkolů? Arthur Markman je profesorem marketingu a psychologie na University of Texas a v jednom ze svých článků se přiznal, že se to-do listům dlouho bránil, chtěl totiž flexibilitu a bál se, že ho seznamy povedou neomylně k plnění konkrétních úkolů. Postupně ale měnil názor s tím, jak se jeho pracovní život stával rušnějším. Docela neochotně se tak stal plánovačem.

Psaní seznamu úkolů nebyla, co se týče jejich plnění, nakonec až tak velká změna. Ale vytváření onoho seznamu cílů s nejvyšší prioritou má každopádně podle Arthura Markmana přinejmenším tři velké psychologické výhody.

1. Psaní ulehčuje paměti

Samotné vedení seznamu úkolů, které musíte udělat, funguje v podstatě jako psaní poznámek, když čtete knihu nebo posloucháte přednášku. Když si děláte poznámky, musíte filtrovat informace, v hlavě si je seskupit a poté zapsat. Mnoho studií ukázalo, že psaní poznámek pomáhá zpracovávat informace, které slyšíme, a zapamatovat si je lépe, než kdybychom je jen slyšeli nebo přečetli.

Občas je překvapivě snadné zapamatovat si, co je na našem seznamu úkolů, i když se do něj nedíváme.

Psaní to-do listů je podobná mentální činnost. I když nejprve strávíte nějaký čas přemýšlením o úkolech, které musíte udělat, sestavení seznamu a upřednostnění určitých položek člověka nutí udělat něco navíc. Náš mozek rozhoduje o tom, které informace bude později potřebovat, částečně také v důsledku toho, kolik přemýšlení předem jim věnujeme. Takže čím více duševně manipulujeme s informacemi, tím lépe si budeme souvislosti pamatovat. Proto je občas překvapivě snadné zapamatovat si, co je na našem seznamu úkolů, i když se do něj nedíváme.

2. Abstraktní cíle se mění v konkrétní práci

Dokončení nějakého složitějšího projektu je pro nás v práci obvykle hlavní cíl. Je to ale cíl abstraktní, složitý, který mnohdy zabere třeba několik měsíců. Problém je však v rozložení složitého projektu do dílčích úkolů, které je možné plnit na denní či týdenní bázi. Předpokládejme, že se pokoušíte napsat knihu. Nezvládnete to, aniž byste si museli nejdříve udělat čas na rešerše, poté věnujete hodiny a hodiny samotnému psaní a nakonec strávíte čas úpravou toho, co jste napsali. Všechno to vyžaduje čas a plnění dílčích cílů, které vás přivedou k větším a abstraktnějším cílům, na jejichž konci je rukopis vaší knihy.

Budete pracovat s předstihem nebo budete minimálně lépe vědět, co vás čeká a jak dlouho to bude trvat.

Když přemýšlíte o menších úkolech, často se objeví jiné kroky, které jste původně třeba ani nepředpokládali. Nebylo to zřejmé, dokud jste nepřemýšleli o všem, co by bylo zapotřebí k dosažení hlavního cíle. Takže když se snažíte dosáhnout svého cíle, může proces přemýšlení o příslušných krocích dopředu přispět k tomu, že budete pracovat s předstihem nebo budete minimálně lépe vědět, co vás čeká a jak dlouho to bude trvat.

3. Pomáhá zbavit se plevelu

Seznamy úkolů zůstávají nedokončené z mnoha důvodů. Na pracovišti jste často rušeni a objevují se nepředvídané událostí. Každodenní tok e-mailů a dalších komunikačních prostředků nebo třeba schůzky často přinesou změny a jiné úkoly, které spěchají více. Jakmile si ale zapíšete úkoly, které potřebujete udělat, musíte si ve svém rozvrhu na ně udělat místo, musíte je vložit do kalendáře.

Údržba kalendáře je sama o sobě užitečným cvičením pro boj s přílivem různých vyrušení, kterým čelíte. To-do list vytáhne váš mozek z režimu, kdy jenom reaguje na podněty, a nutí vás přemýšlet o dlouhodobém horizontu. Naplánujte si své úkoly na několik týdnů dopředu, pokud v kalendáři ještě máte nějaké mezery. A doplňte si i úkoly, které jsou zásadní pro dosažení dlouhodobých cílů.

Jak změnit priority

Možná také zjistíte, že nemáte v kalendáři dostatek místa na všechno, co potřebujete zvládnout. Když se to stane, je to vlastně prospěšné. Znamená to, že jste byli zahlceni jinými, méně důležitými úkoly, které vám neumožňují pracovat na nejdůležitějších úkolech. To je mnohdy obtížné zjistit, aniž byste si sedli ke svému kalendáři a začali ho spravovat.

I když váš seznam úkolů nebude vedený dokonale a některé položky nestihnete vyřešit, podaří se vám vystoupit z živelného toku událostí.

Pokud máte kontrolu nad svým vlastním rozvrhem, může to znamenat, že je na čase změnit priority hlavních bodů vašeho pracovního dne. Pokud je váš plán řízen požadavky někoho jiného, použijte jej jako ukázku a na schůzce s šéfem můžete požadovat změny. Stanovte klíčové cíle, kterých chcete dosáhnout, a zdůrazněte, jak málo času je pro ně ve vašem kalendáři. Vhodným řešením může být třeba delegování některých úkolů na jiné kolegy.

Žádnou z výše uvedených výhod to-do listů ale nemůžete využít, když je nezačnete sepisovat. I když váš seznam úkolů nebude vedený dokonale a některé položky nestihnete vyřešit, podaří se vám vystoupit z živelného toku událostí. Můžete se dívat kupředu a odhalit, co vám může zkřížit plány. A to může být z dlouhodobého hlediska důležitější než vyřízení jednoho úkolu z operativního seznamu.