Možná, že jste přebrali úkoly po kolegovi, který jednoho dne už jednoduše nedorazil. Šéf sice slibuje, že přijme náhradu, ale nijak zvlášť nespěchá, protože všechno šlape jako obvykle. To sice ano, ale vy teď děláte za dva, do práce chodíte dřív a odcházíte později, odsouváte na vedlejší kolej koníčky a především – máte teď mnohem míň času na rodinu.
Nebo jste možná doma na rodičovské a začíná vám docházet, že babička měla pravdu, když říkala: „Jedno dítě, žádné dítě“. Se dvěma (nebo dokonce třemi) je najednou den jaksi kratší, zdá se. Nádobí se v kuchyni špiní nejspíš zcela samovolně a jste rádi, když z Everestu špinavého prádla zvládnete udělat jen Sněžku. Lepšího výsledku, zdá se, není možno dosáhnout, aniž byste děti ponechali vlastnímu osudu.
Určit, čemu byste měli věnovat čas a energii právě teď, co udělat částečně a dokončit později a která práce neuteče, protože nemá nožičky, někdy vyžaduje energii, se kterou je záhodno nakládat promyšleně, máte-li ten zápřah vydržet.
Co je to metoda 3-3-3?
Je to nástroj z pera Olivera Burkemana, autora knihy Čtyři tisíce týdnů: Time Management pro smrtelníky. Burkeman i lidé, kteří metodu vyzkoušeli, se dušují, že pomocí ní budete schopni zvládnout své úkoly a povinnosti daleko efektivněji, protože mimo jiné jejich náročnost bude v průběhu dne klesat v přímé úměrnosti s tím, jak vám během dne přirozeně klesá energie a motivace.
Ale popořadě. Metoda 3-3-3 spočívá v rozdělení pracovního dne na tři části, z nichž každá trvá přibližně tři hodiny. Nejprve pracujete na náročných úkolech, které vyžadují největší pozornost a koncentraci. Příkladem je třeba dokončení (nebo alespoň pokrok v práci na) projektu, který máte zanedlouho prezentovat. „Tak se vyhnete psychicky namáhavým úkolům, když jste unavení,“ komentovala Burkemanovu metodu psycholožka Lienna Wilson.
Pak si vezmete na paškál úkoly časově náročné, které už ale nevyžadují stejnou míru soustředění – třeba vyřizování telefonních hovorů. A nakonec strávíte zbývající hodiny rutinními úkoly, jako je třeba třídění pošty a plánování dalšího dne. Cílem je nechat si nejjednodušší úkoly na pozdější část dne.
Z psychologického hlediska se budete cítit dobře už po první části dne, kdy si uvědomíte, že jste zvládli zásadní úkol, a stále vám zbývá dost času na další „drobné výhry“. Wilsonová také potvrzuje, že tímto způsobem je možné zkrotit perfekcionismus a pocity, že nikdy neděláte dost. Tady jsou některé z jejích tipů, jak metodu 3-3-3 používat:
- Večer předem si určete, co je na zítřek nejdůležitější úkol. Tomu se věnujte v prvním tříhodinovém bloku.
- V průběhu prvního bloku minimalizujte rozptylování.
- E-maily nevyřizujte hned ráno – zbytečně na ně vyplýtváte energii, kterou potřebujete na to nejdůležitější. Věnujte jim druhý blok, těm neurgentním až třetí. Zkrátka je procházejte a ty, co nehoří, nechte nepřečtené. Později se k nim vrátíte.
- Splněné úkoly odškrtávejte – každá další fajfka má terapeutický účinek.
Kámen úrazu
No jo, řeknete si: jenomže já toho mám tolik, že důležité a nejdůležitější je prostě všechno. Potřeboval(a) bych to dělat všechno naráz. To ale nejde, a to už jste zjistili, jinak byste tento článek nečetli.
Abyste úkolům dokázali přiřadit správnou prioritu, můžete zkusit využít třeba jednoduchou Eisenhowerovu matici. Nebojte se, není to nic komplikovaného ani přehnaně sofistikovaného. Je to nástroj pro prioritizaci úkolů, které rozděluje do čtyř kategorií podle naléhavosti a důležitosti. Používal ho také americký prezident Dwight D. Eisenhower. Jak na to?
1. Nakreslete čtverec, rozdělený do čtyř kvadrantů. Každý kvadrant bude reprezentovat jiný typ úkolu.
2. Pojmenujte osy:
- Vertikální osa rozděluje úkoly podle důležitosti od důležitých nahoře po nedůležité dole.
- Horizontální osa rozděluje úkoly podle naléhavosti od naléhavých vlevo po nenaléhavé vpravo
3. Rozdělte úkoly do čtyř kategorií
- Kvadrant 1 - Důležité a naléhavé: Krizové úkoly, které je třeba je řešit přednostně. To může být podání daňového přiznání (mimochodem, dnes může být pro letošek váš poslední termín pro podání přiznání k dani z příjmů, máte splněno?) nebo havárie vody.
- Kvadrant 2 - Důležité, ale nenaléhavé: Úkoly, které přispívají ke splnění hlavních cílů, ale nemusí být vyřešeny okamžitě – například práce na dlouhodobém projektu nebo zlepšování jazykových schopností.
- Kvadrant 3 - Nedůležité, ale naléhavé: Rušivé úkoly bez vztahu k hlavním cílům. Na někoho je klidně delegujte, máte-li možnost – třeba telefonáty, e-maily nebo požadavky kolegů, kterým se chcete osobně věnovat třeba proto, abyste dali najevo zájem v osobní rovině.
- Kvadrant 4 - Nedůležité a nenaléhavé: Marginální úkoly, které si klidně nechejte až na dobu, kdy se budete nudit. Věnovat se jim v době, kdy máte naléhavější záležitosti k řešení, by byla ztráta času – například doomscrolling a další aktivity, které nemají žádný význam pro vaše hlavní cíle.
Eisenhowerova matice funguje výborně především pro lidi, kteří mají vizuální myšlení. Jiným ale může stejně dobře fungovat starý dobrý seznam úkolů, které budou postupně mazat nebo třeba barevně označovat splnění jednotlivých položek. Cílem je vám vyhovujícím způsobem rozlišovat, co je ten který den třeba udělat a pracovat ve správném pořadí, abyste maximalizovali produktivitu.
Proč to funguje
To, co tuto metodu odlišuje od ostatních hacků produktivity, jsou ony první tři hodiny hlubokého soustředění. Na zásadní úkoly se budete vrhat svěží, soustředění, s baterkou nabitou na 100 %, což jsou ideální podmínky pro to, abyste „to dnes dali“ tak dobře, jak jen to je možné.
Nicméně v plném soustředění prostě nemůžete trávit každý den celý den. Zhruba po třech hodinách dosáhnete svého maxima a v tu chvíli skočte na další, méně náročné povinnosti. Plnění alespoň některých marginálních a rušivých úkolů vám ke konci dne umožní stále pracovat, ale zároveň už dopřát mozku odpočinek.
Související…
